Weniger Papierkram, schneller im Postfach
So stellt ihr bei uns auf die E-Rechnung um
Rechnungen und Gutschriften müssen nicht mehr zwangsläufig im Briefkasten landen. Bei uns gibt’s ab jetzt die Möglichkeit, diese Unterlagen digital per E-Mail zu erhalten. Das spart nicht nur Papier, sondern macht den Umgang mit den Dokumenten im Alltag deutlich einfacher. Rechnungen sind schneller verfügbar, können direkt digital abgelegt und bei Bedarf leichter wiedergefunden oder weiterverarbeitet werden. Auch die Nachvollziehbarkeit wird erleichtert, da sich die Dokumente übersichtlich archivieren und bei Bedarf jederzeit erneut aufrufen lassen.
Für die Umstellung auf den elektronischen Rechnungsversand ist lediglich eine einmalige Anmeldung notwendig. Dafür steht auf unserer Webseite ein eigenes Formular zur Verfügung. Neben Name und Anschrift werden die Kundennummer und eine gültige E-Mail-Adresse benötigt, an die zukünftige Rechnungen und Gutschriften gesendet werden sollen. Die Kundennummer ist unter anderem auf bisherigen Rechnungen zu finden.
Auch die Sicherheit spielt bei der Anmeldung eine wichtige Rolle. Damit Rechnungen nicht versehentlich an eine falsch angegebene Adresse geschickt werden, muss die E-Mail-Adresse einmal bestätigt werden. Dafür wird ein fünfstelliges Einmalpasswort an die angegebene Adresse gesendet, das innerhalb von zehn Minuten im Formular eingegeben werden muss. So wird überprüft, ob Zugriff auf das angegebene Postfach besteht. Anschließend erfolgt noch die Zustimmung zum elektronischen Rechnungsversand und zur Verarbeitung der angegebenen Daten. Nach erfolgreicher Anmeldung werden die Informationen bei uns hinterlegt und zukünftige Unterlagen können digital versendet werden.
Privat oder Gewerbe: Das Rechnungsformat macht den Unterschied
In welchem Format die digitale Rechnung verschickt wird, hängt davon ab, ob es sich um einen Privat- oder Gewerbekunden handelt. Privatkunden erhalten ihre Rechnungen als digital signiertes PDF. Die Signatur ermöglicht es, die Echtheit des Dokuments zu überprüfen und nachträgliche Veränderungen nachzuvollziehen und zu verhindern. Gleichzeitig kann das Dokument wie gewohnt geöffnet, gespeichert und archiviert werden.
Für Gewerbekunden werden die Rechnungen im ZUGFeRD-Format bereitgestellt. Hinter dem zunächst etwas ungewöhnlich klingenden Namen steckt ein Rechnungsformat, das die klassische PDF-Rechnung mit strukturierten digitalen Rechnungsdaten verbindet, die von geeigneten Buchhaltungsprogrammen automatisch ausgelesen und weiterverarbeitet werden können. Das erleichtert nicht nur die Buchhaltung, sondern reduziert auch mögliche Übertragungsfehler.
Einmal umstellen und zukünftig digital erhalten
Mit der einmaligen Registrierung wird der Rechnungsversand dauerhaft auf die bestätigte E-Mail-Adresse umgestellt. Rechnungen und Gutschriften kommen damit schneller an, lassen sich übersichtlich digital verwalten und sind auch später einfacher wiederzufinden. Die bestätigte Empfangsadresse, die überprüfbare Echtheit der Dokumente und die bessere Nachvollziehbarkeit machen den elektronischen Rechnungsversand zu einer praktischen und verlässlichen Alternative zum klassischen Postversand. Gleichzeitig entfällt der Versand auf Papier und damit ein weiterer kleiner Teil des alltäglichen Papierkrams.
👉 Keine Lust mehr auf unnötigen Papierkram? Meldet euch jetzt für unseren E-Rechnung an.
Euer Team von Feddersen Automobile 🚙